Privacybeleid

In deze privacyverklaring informeren wij u over de persoonsgegevens die wij verzamelen en op welke wijze wij deze verwerken.

Roto Group Holding BV is de overkoepelende holding. Hieronder vallen Rotoflowers BV en Roto Handling BV, hierna te noemen Rotoflowers.

Alle benoemde aspecten zijn geldig voor alle bovenstaande BV's. Onze contactgegevens zijn:

• Legmeerdijk 313, 1431 GB Aalsmeer
• Postbus 1376, 1430 BJ Aalsmeer
• 0297-768010
• www.rotoflowers.nl

Wij hanteren de volgende uitgangspunten betreffende de AVG

Rechtmatigheid en transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op zorgvuldige wijze verwerkt en opgeslagen. Wij slaan alleen de gegevens op die wij nodig hebben en de gegevens zijn altijd inzichtelijk voor de betreffende persoon.

Doel

Rotoflowers verwerkt persoonsgegevens alleen met een rechtvaardige grondslag. Dit houdt in dat we uw gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Welke gegevens verzamelen wij

In geval van klanten

• Naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer
• E-mail- en EKT-adres
• Afleveradres
• Contactpersonen
• Financiële gegevens voor het afrekenen van de producten (IBAN, Swift, veilingnummer)

Wat is het doel hiervan

• Contact onderhouden met onze klanten
• Gegevens van de gekochte producten digitaal versturen
• Gekochte producten op de juiste locatie afleveren
• Op de juiste manier afrekenen
• Uitnodigingen versturen betreffende de vaktentoonstelling en/of huisbeurs

In het geval van leveranciers

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer
• E-mailadres
• Financiële gegevens voor het afrekenen van de producten (IBAN, Swift, bankrekeningnummer)
• KvK
• BTW-nummer

Wat is het doel hiervan

• Contact onderhouden met onze leveranciers
• Bestellingen doen
• Gegevens van de gekochte producten digitaal ontvangen
• Betaling op de correcte manier en naar het juiste rekeningnummer
• Voldoen aan de wettelijke verplichtingen
• Uitnodigingen versturen betreffende de vaktentoonstelling en/of huisbeurs

Website en cookies

Op onze website gebruiken wij uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken, zoals het onthouden van uw cookievoorkeur. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies via deze website.

Wanneer u ons contactformulier of het formulier voor het aanvragen van een inlogcode invult, verwerken wij de door u ingevulde gegevens om uw verzoek te behandelen. Deze gegevens worden per e-mail verzonden naar Rotoflowers en niet langer bewaard dan nodig voor afhandeling van uw aanvraag.

Dataminimalisatie

Rotoflowers streeft naar minimale gegevensverwerking. Wij slaan alleen gegevens op die benodigd zijn voor het afgesproken doel, zoals hierboven benoemd.

Grondslag

Wij verwerken uw persoonsgegevens vanwege de noodzakelijke voorwaarde om te voldoen aan de overeenkomst die wij met u als:

• klant hebben gesloten, met als doel het leveren van bloemen en aanverwante producten;
• leverancier hebben gesloten in verband met het leveren van producten en/of verlenen van diensten.

Bewaartermijn

Rotoflowers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de taken te kunnen uitoefenen en/of aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

Integriteit

Rotoflowers gaat zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door de daarvoor speciaal aangewezen medewerkers en worden alleen gebruikt voor het overeengekomen doel. Rotoflowers heeft de toegang tot deze gegevens beveiligd. Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden, dan wordt de persoon die dit betreft hiervan door ons onmiddellijk op de hoogte gesteld.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Rotoflowers afspraken over de eisen waaraan gegevensuitwisseling moet voldoen. U moet hierbij denken aan externe adviseurs of dienstverleners, de Belastingdienst of toezichthoudende autoriteiten. Deze afspraken voldoen aan de wettelijke eisen.

Rechten van de betrokkenen

De rechten van de betrokkenen worden altijd in acht genomen:

• u heeft recht van inzage in hetgeen Rotoflowers van u heeft opgeslagen;
• u heeft het recht om persoonsgegevens te laten wijzigen;
• u heeft het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen.

Wijzigingen

In het geval van wijzigingen op deze privacyverklaring houden wij u hierover via onze website op de hoogte. Deze privacyverklaring is laatst gewijzigd op 21 januari 2025.